Ứng dụng AI cho nhân sự an toàn bắt đầu từ nửa vận hành nội bộ. Đọc ngay 4 việc giúp bạn dọn dẹp đống giấy tờ hàng ngày mà không rò rỉ dữ liệu ứng viên.
| Việc ứng dụng ai cho nhân sự thực chất chia làm hai nửa rõ rệt, và máy hợp với nửa sau hơn. Mảng tuyển dụng dính nhiều dữ liệu cá nhân buộc bạn dùng dè dặt, nhưng mảng vận hành nội bộ như soạn lộ trình đào tạo, làm bảng khảo sát, viết sổ tay cho người mới hay tóm tắt góp ý nhân viên lại là chỗ máy làm tốt và ít rủi ro hơn. |
Mọi cuộc bàn về trí tuệ nhân tạo trong nghề này đều chạy thẳng tới chuyện sàng hồ sơ. Sự thật là phần máy giúp được nhiều sức nhất, lại ít rủi ro nhất, nằm trọn ở nửa sau của nghề: giữ chân và phát triển người đã vào làm. Đâm đầu vào việc khó ngay từ đầu làm bạn dễ nản chí vì đụng đâu cũng thấy rào cản. Tập bơi ở chỗ nước nông trước khi ra chỗ sâu là cách khôn ngoan để làm quen với một công cụ công nghệ mới.
Hai nửa của nghề nhân sự và mức rủi ro khác nhau
Nghề này ôm đồm đủ thứ việc không tên, từ lúc đón người vào đến lúc chia tay. Nhìn từ góc độ dùng máy, bạn phân thành hai nhóm rành mạch dựa theo mức độ nhạy cảm của dữ liệu.
Nhóm thứ nhất là đầu vào, nơi người ta hay bàn về ai trong tuyển dụng. Nơi này ngập tràn thông tin định danh của ứng viên. Mọi thứ từ số điện thoại, địa chỉ nhà, mức lương cũ, tình trạng hôn nhân đều nằm trần trụi trên mặt giấy. Đưa mớ dữ liệu này lên các dịch vụ máy học ngoài mạng đòi hỏi bạn tuân thủ nghiêm ngặt quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân. Bạn cũng phải đối chiếu sát sao với chính sách bảo mật nội bộ của công ty.
Chúng tôi không bàn sâu về tính pháp lý chi tiết của từng doanh nghiệp, nhưng nguyên tắc bắt buộc là bạn phải ẩn danh toàn bộ dữ liệu. Máy rà nhầm một chiếc CV có thể đánh rớt một nhân tài. Tệ hơn, thao tác bất cẩn làm rò rỉ thông tin ứng viên ra ngoài dễ kéo theo những rắc rối lớn.
Nhóm thứ hai là vận hành sau khi người lao động đã ngồi vào bàn làm việc. Ở nửa này, dữ liệu thô bạn xử lý thường xoay quanh quy trình chung của phòng ban. Đó là sườn bài giảng nghiệp vụ, mẫu đơn từ hành chính, quy định an toàn lao động hoặc những ý kiến góp ý đã được ẩn danh. Mức rủi ro ở mảng này thấp hơn hẳn, nên bạn thử nghiệm thoải mái hơn.
Việc giấu tên người phản hồi trước khi nhờ máy nhóm các vấn đề giúp bạn giữ kín danh tính đồng nghiệp mà vẫn nắm được tình hình chung. Bạn rèn kỹ năng ra lệnh cho máy mà bớt nơm nớp lo chuyện bảo mật.
Nửa vận hành nội bộ: bắt đầu từ đây
Đảo thứ tự ưu tiên là bước đi chiến lược cho người mới. Thay vì chạy theo số đông đi hỏi xem máy lọc hồ sơ ứng viên thế nào, bạn tự đặt một câu hỏi thực tế hơn. Việc nào trong mớ giấy tờ hàng ngày vừa ngốn giờ vừa an toàn để nhường cho máy làm thử?
Bắt đầu từ nửa vận hành nội bộ chính là đáp án. Bạn làm quen với ai hỗ trợ công tác nhân sự qua những tài liệu dùng chung. Máy tính gõ chữ nhanh và làm theo khuôn mẫu đáng ngạc nhiên. Bạn đưa một dàn ý thô ráp, máy trả về bản nháp trơn tru để bạn duyệt lại. Người làm quen tay dần với việc sửa lỗi của thuật toán trên những văn bản không chứa thông tin mật.
Khởi đầu bằng nhóm việc này giúp bạn tránh xa các quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của một con người cụ thể. Bạn không giao phó việc đánh giá năng lực hay sa thải ai đó cho máy tính. Bạn chỉ mượn sức máy để dọn bớt núi giấy tờ vặt vãnh. Đây đúng nghĩa là lội ở chỗ nước nông. Nếu máy viết sai một đoạn trong sổ tay văn hoá, bạn gạch xoá viết lại, không cá nhân nào bị vạ lây.
Nếu muốn biết thói quen của bản thân khi dùng máy, bạn tự ghi lại một tuần xem tốn mấy buổi tối ngồi gõ định dạng văn bản nội bộ. Bạn nên vứt bớt việc tay chân cho máy trước, thay vì nhảy bổ vào những vùng dữ liệu nhạy cảm.
Bốn việc nội bộ giao được cho máy
Máy tính không hề biết mệt với văn bản lặp lại. Thay vì mạo hiểm dùng ai sàng lọc hồ sơ khi chưa thạo việc, bạn kéo máy về làm phụ tá soạn thảo cho bốn đầu việc quen thuộc sau đây.
Việc đầu tiên là dựng khung chương trình đào tạo. Chuyên viên nắm chắc nghiệp vụ, nhưng sắp xếp chúng thành từng buổi học theo logic sư phạm thì tốn nhiều thời gian. Bạn chỉ cần thả đầu bài yêu cầu chia thời lượng cho một kỹ năng cụ thể. Máy phác thảo dàn ý từng phần, phân bổ thời gian và gợi ý luôn bài tập thực hành. Bạn cầm bản nháp đó đi thảo luận với trưởng bộ phận chuyên môn, bớt hẳn bước ngồi ngáp vặt nhìn trang giấy trắng.
Việc thứ hai là soạn sổ tay nhân viên mới. Chào đón một người lạ cần đủ thứ giấy tờ hướng dẫn. Từ cách gửi xe, đặt cơm trưa, cài máy in đến quy trình xin nghỉ phép đều cần viết ra rõ ràng. Bạn gạch đầu dòng những ý chính thô cứng. Máy đắp chữ vào thành những đoạn văn ngắn gọn, dễ đọc và chia mục rành mạch. Trách nhiệm của bạn chỉ là tuỳ chỉnh lại giọng điệu cho đúng phong cách giao tiếp của công ty rồi duyệt.
Việc thứ ba là làm bộ câu hỏi khảo sát nội bộ. Bạn cần đo lường mức độ hài lòng về đợt du lịch công ty vừa rồi. Thay vì vò đầu bứt tai nghĩ từng câu trắc nghiệm, bạn yêu cầu máy thiết kế câu hỏi đa chiều. Chúng xoay quanh khâu đi lại, ăn ở, hoạt động tập thể và thời gian tự do. Lọc lại các câu ưng ý là bạn có ngay một biểu mẫu chỉn chu sẵn sàng gửi đi.
Việc thứ tư là tổng hợp góp ý ẩn danh. Cuối năm, phòng nhân sự thu về hàng đống ý kiến dài dòng của nhân viên. Bạn xoá sạch các dấu vết nhận diện cá nhân, gom tất cả vào một file văn bản thô. Máy đọc hiểu và gom nhóm lại thành các chủ đề chính. Chẳng hạn như than phiền về máy lạnh, đề xuất đổi menu nhà ăn, hay mong muốn thêm ngày làm việc từ xa. Bạn đọc báo cáo tóm tắt gọn gàng thay vì cày cuốc từng dòng tâm thư.
Giao bốn việc này cho máy không hứa hẹn thành tích giữ chân nhân viên ngay lập tức. Quyết định ở lại hay rời đi của một người phụ thuộc vào vô vàn yếu tố thực tế như lương thưởng, người quản lý trực tiếp hay lộ trình thăng tiến. Máy chỉ làm một người trợ lý đánh máy mẫn cán, giúp bạn rút ngắn khâu chuẩn bị tài liệu. Thời gian dư ra, bạn dùng để nói chuyện trực tiếp với nhân viên, lắng nghe những khúc mắc thực sự của họ.
Nửa tuyển dụng: ranh giới khi đụng dữ liệu ứng viên
Sang nửa tuyển dụng, mọi thứ lập tức trở nên nhạy cảm. Dùng ai sàng lọc hồ sơ đồng nghĩa với việc bạn mang thông tin định danh của người lạ nộp cho một máy chủ bên ngoài. Chuyện này vượt ra khỏi giới hạn của kỹ năng gõ phím thông thường. Nó chạm thẳng vào ranh giới bảo mật và quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Vì thế nửa tuyển dụng nên để sau cùng. Khi buộc phải đưa hồ sơ vào máy, bạn ẩn danh trước rồi đối chiếu với chính sách của công ty và quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân. Đưa nhầm một cái tên kèm mức lương cũ lên mạng là lỗi sai khó vãn hồi.
Tóm phản hồi nhân viên thành nhóm vấn đề
Quay lại nửa vận hành nội bộ, xử lý ý kiến của nhân viên là ví dụ rõ nhất cho việc máy giúp được gì. Cuối quý, bạn gom về hàng đống lượt bình chọn và lời phàn nàn từ hòm thư góp ý. Đọc từng dòng chữ vội vàng đó tốn của bạn vài buổi chiều mệt mỏi.
Bạn trút toàn bộ phần văn bản thô đó cho máy đọc, kèm theo yêu cầu phân loại. Máy quét nhanh và trả về các nhóm chủ đề cốt lõi. Bạn nhìn ngay ra bao nhiêu người càm ràm về chỗ gửi xe, bao nhiêu người mong đổi giờ làm sáng. Dữ liệu đầu vào của việc này ít rủi ro hơn hẳn, miễn là bạn đã xoá sạch tên người gửi. Trí tuệ nhân tạo lúc này làm đúng việc của một người thư ký mẫn cán: đọc lướt, nhặt ý chính và xếp thành đống gọn gàng. Bạn cầm bản tóm tắt đó đi họp với ban giám đốc, bớt hẳn thời gian lần mò trong đống chữ lộn xộn.
| Việc | Nửa nào của nghề | Mức rủi ro dữ liệu | Nên bắt đầu không |
|---|---|---|---|
| Soạn tài liệu hướng dẫn | Vận hành nội bộ | Thấp | Nên, làm trước |
| Dựng khảo sát nội bộ | Vận hành nội bộ | Thấp | Nên |
| Tóm phản hồi nhân viên | Vận hành nội bộ | Trung bình | Được, nếu đã ẩn danh dữ liệu |
| Sàng hồ sơ ứng viên | Tuyển dụng | Cao | Chưa, để sau cùng |
Để không kẹt lại ở việc đọc lý thuyết, bạn tự chốt ba bước làm ngay tại bàn làm việc:
Chọn một văn bản nội bộ dài dòng nhất bạn đang định viết lại.
Che hết tên người, gạch năm đầu dòng ý chính rồi thả vào máy yêu cầu viết thành đoạn hoàn chỉnh.
Đọc lại bản nháp, tự đo xem tiết kiệm được bao nhiêu phút so với tự tay gõ. Nếu bạn mới làm quen với AI, bạn có thể xem khoá Bậc 0 nhập môn 0đ tại sonhainguyen.com.
Câu hỏi thường gặp
Khảo sát nội bộ do ai soạn có khách quan không?
Máy dựng khảo sát theo đúng tiêu chí bạn giao, nhưng người chịu trách nhiệm về độ khách quan vẫn là bạn. Hãy đọc lại từng câu và loại những câu hỏi mang tính dẫn dắt trước khi gửi đi.
Dữ liệu nhân viên đưa lên ai thì sao?
Bạn buộc phải ẩn danh toàn bộ thông tin. Tên riêng, mã số hay số điện thoại phải được xoá sạch trước khi dán vào khung chat. Bê nguyên dữ liệu thật ném lên các nền tảng mở là hành động đi ngược lại nguyên tắc tuân thủ bảo mật doanh nghiệp.
Bắt đầu từ việc nào là dễ nhất?
Soạn tài liệu hướng dẫn cho người mới là việc dễ bắt đầu nhất. Nó chứa thông tin công khai của công ty, mang tính khuôn mẫu và không đụng tới dữ liệu cá nhân của bất kỳ ai.
Đứng trước công cụ công nghệ mới, sự cẩn trọng giúp bạn đi đường dài. Hãy chọn một việc nội bộ ít rủi ro nhất làm điểm bắt đầu cho tuần này. Dùng sức máy viết lại một trang quy định hành chính là đủ để bạn biết trợ lý ảo này làm được gì cho mình.